De in de gezondheidszorg gebruikte tools voor online en hybride vergaderen werken doorgaans slecht of helemaal niet. Dat zorgt voor frustratie en inefficiëntie, terwijl relatief eenvoudige oplossingen binnen handbereik liggen. Digitale zorg en communicatie met de patiënt nemen daarentegen een hoge vlucht vanwege de coronapandemie.
Dit blijkt uit onderzoek in het kader van het project Digitale Versnelling Nederland (DVN). Dit initiatief wil de digitale transformatie van de Nederlandse samenleving en economie versnellen. In het project van initiatiefnemer Cisco werken meer dan vijftig organisaties samen om innovatie door digitalisering te realiseren. DVN draagt bij aan de Digitale Agenda van de overheid. Het onderzoek naar digitalisering in de zorgsector is in opdracht van ICT-dienstverlener Conscia uitgevoerd door adviesbureau Effecta. De onderzoekers hebben circa vijftig gesprekken gevoerd met zorgmedewerkers op de werkvloer van vijftien ziekenhuizen, verpleeghuizen en huisartsenpraktijken.
Meerdere locaties en wisselende roosters
Online vergaderen is sinds de uitbraak van de coronapandemie in een stroomversnelling gekomen. De verwachting is dat ook na de pandemie de vraag naar online vergaderen groot blijft. Zeker voor zorgorganisaties met meerdere locaties en wisselende roosters is het gemak van locatieonafhankelijk vergaderen groot.
Omdat de plotselinge behoefte aan deze vorm van vergaderen veel organisaties overviel, zijn de gehanteerde tools veelal nog onvoldoende aangepast of überhaupt niet geschikt voor de gewenste digitale werkwijze. Vaak werken gebruikte oplossingen slecht of niet in combinatie met de bestaande digitale werkplekken, concludeert het onderzoek. Tegelijkertijd zijn veel zorginstellingen hard bezig om hun digitale communicatie op orde te krijgen en hebben diverse ziekenhuizen op dit vlak een enorme inhaalslag gemaakt.
Uniforme werkwijze voor efficiënt digitaal vergaderen
Volgens onderzoekster Lena Hoogstadt, business consultant bij Effecta, is een uniforme digitale werkwijze met een gebruiksvriendelijke toepassing nodig om efficiënt te kunnen vergaderen. “Het is essentieel dat ziekenhuizen beleid ontwikkelen omtrent online vergaderen en gebruikers voldoende ondersteunen in het gebruiken van de vergadertool. Zeker wanneer er sprake is van hybride vergaderen, waarbij sommige medewerkers zich misschien samen in één vergaderruimte bevinden en verschillende medewerkers vanuit andere locaties deelnemen aan de vergadering”, aldus Hoogstadt.
Inclusieve vergaderetiquette
Online vergaderen gaat, net als veel andere aspecten van digitale zorg, niet alleen over gebruiksgemak en de juiste technologie. Ook inclusieve vergaderetiquette is in de wereld van het online overleggen een belangrijk aandachtspunt. “Medewerkers op de verschillende locaties krijgen dan evenveel gelegenheid om deel te nemen en bij te dragen aan de vergadering. Ongeacht locatie of gehanteerd toestel kan iedere medewerker gebruikmaken van de applicatie via chat, spraak of video. Het systeem kan automatisch vastleggen wat er is besproken. Bovendien is er inzicht in de status van gebruikers van het systeem en krijgen alle deelnemers dezelfde digitale participatiemogelijkheden.”
Veilige totaaloplossing voor digitale zorg binnen handbereik
ICT-dienstverlener Conscia is gespecialiseerd in veilige oplossingen voor communicatie en samenwerking binnen de gezondheidszorg. Meer dan 60% van de Nederlandse ziekenhuizen vertrouwt op diensten van Conscia, waaronder alle academische ziekenhuizen. Jeffrey den Oudsten, CTO bij Conscia Nederland, noemt de conclusies uit het onderzoek naar digitalisering in de zorg zeer herkenbaar:
“Snelle en relatief eenvoudige oplossingen zijn inderdaad het aanstellen van een expert tussen IT en werkvloer, beleid ontwikkelen voor het gebruik van de oplossingen en training van medewerkers. Daarnaast is een compleet, robuust en veilig samenwerkingsplatform onontbeerlijk voor het opzetten van goede digitale zorg.”
Conscia’s modulaire platform, dat onder andere draait op Cisco Webex, zorgt ervoor dat medewerkers altijd veilig in contact staan met collega’s of patiënten, waar ze ook aan het werk zijn. Daarmee ligt een oplossing voor de gesignaleerde pijnpunten binnen handbereik voor elke zorginstelling.
